גם לכם זה קורה שבתחילת שנה אתם מרגישים צורך לרענן את ההתנהלות שלכם, להכניס שיפורים לשיגרת העבודה, ולהתמקד באיך ניתן למקסם את ההתפתחות האישית והעיסקית? לי זה קורה בדרך כלל בתקופות קבועות כמו בסוף שנה, או אחרי החגים או בכל מני זמנים שמסמלים עבורי מעבר או שינוי כלשהו, אפילו חילופי עונות: החורף הזה אני מתחילה לעבוד בצורה מסודרת יותר, או באביב הקרוב אעשה כל מה שביכולתי כדי לגרום לפריחה כלכלית בעסק שלי. לקראת סיומה של השנה הקודמת החלטתי להתמקד ביעד התפתחותי אחד בכל חודש ולבדוק איך אני יכולה להשיג אותו. לרוב אני נוטה לחשוב על יעדים כדברים מוחשיים יותר, כמו למשל לעצב קולקציית מחברות חדשה או למכור בסכום כסף מסויים בכל חודש, אך השנה בחרתי להשיג גם יעדים שקשורים בהתפתחות אישית ומקצועית. 

המטרה הראשונה שהצבתי לעצמי לשנת 2019 היא לבחון, לחקור וללמוד איך אני יכולה להתנהל בצורה מסודרת יותר בכל מה שקשור לניהול ולקידום העסק שלי ולחיים שלי בכלל. מכיוון שאני עצמאית ולא יוצאת כל בוקר לעבודה במשרד ושעות העבודה שלי אינן קבועות, יש לי תחושה לפעמים שאולי אני לא עובדת מספיק, והיום שלי די מבולגן מבחינת ניהול סדר היום. ישנם ימים בהם אני יוצאת לצילומים, או לספקים שונים לבחירת חומרי גלם למוצרים אותם אני מעצבת, ישנם ימים בהם אני נפגשת עם לקוחות, וברוב הימים אני עובדת על המחשב שלי בבית או באחד מבתי הקפה האהובים עלי בשכונה בה אני גרה. 

בדקתי, קראתי ודיברתי עם אנשי מקצוע, יועצים ומלווים עסקים, וגם עם נשים עצמאיות אחרות שמתמודדות עם אתגרים דומים לשלי, ומצאתי שיש כמה דרכים פשוטות שניתנות ליישום בקלות יחסית, שיגרמו לי ולכם לעבוד בצורה מסודרת ומאורגנת יותר:

5 דרכים פשוטות לעבודה יעילה, מסודרת ומאורגנת יותר:

הדבר החשוב ביותר שלמדתי החודש ביחס לעבודה מסודרת ומאורגנת הוא שלפני הכל עומדת האפקטיביות של המשימות אותן אני מבצעת או פועלת להשיג. אמנם המטרה העיקרית היא לעבוד בצורה מסודרת, אבל אם אבזבז על הסדר הזה כל כך הרבה משאבים, בסופו של דבר הוא לא ישתלם לי. עוד דבר שלמדתי הוא שבכדי לעבוד בצורה יעילה כדאי קודם כל להגיר מטרה מסודרת, לגזור ממנה יעדים שאותם ארצה להשיג החודש, השבוע, היום, ואז להפוך אותם לרשימת מטלות קטנות ופשוטות שמתפרשת על לוח הזמן. 

תכננו את הזמן:

בכל סופשבוע אני מוצאת לעצמי שעה פנויה בה אני יושבת עם היומן (יומן אמיתי, כן?), מחברת הרשימות, המיילים והודעות הוואטסאפ מהשבוע האחרון. אני כותבת במחברת את כל הדברים שאני רוצה וצריכה לעשות השבוע, רעיונות, מטרות, מוצרים, עינייני שיווק ומכירה,  מסדרת לרשימה אחת את הרעיונות שכתבתי במהלך השבוע ואת המטלות שלא הספקתי לבצע. מכניסה ליומן את כל הפגישות שנקבעו במהלך השבוע ושכחתי לעדכן, את הפעילויות הקבועות של הילדים, החוגים, ימי ההולדת בכיתה וההתחייבויות החברתיות שלהם. אני משתדלת לתאם את הפגישות לימים מרוכזים ולהשאיר ימים שלמים לעבודה בבית. בנוסף ליומן, אני מכינה פרישה שבועית עם כל הפגישות בבלוק תכנון יעודי, והיא נמצאת קבוע על האי במטבח, ככה מול העיניים. אם אתם טכנולוגיים יותר אפשר לעשות בדיוק את אותם בדברים ביומן של גוגל. בנוסף אני מכינה רשימה מרוכזת של אנשים איתם אני צריכה לדבר, ומנסה לרכז שיחות טלפון לזמן "מת" כמו נסיעות או בזמן המתנה בתור בלתי נגמר. ועוד כמה דגשים:

• לא לדחוס: גם כשהיומן עמוס בפגישות, עבודות ומטלות (אמן!) לא לשכוח להשאיר ביומן זמן ריק לבלת"מים.
• לא לדחות: לא כל המשימות נעימות ונחמדות. כדאי להבין איזה מין טיפוס אנחנו, אם עדיף לנו לסיים עם המשימות הפחות נחמדות בתחילת היום ולהתפנות לדברים היותר משמחים או ההיפך. בסופו של דבר הכי חשוב להבין שאי אפשר לברוח מהן.
• חלוקה נכונה: אם אתם מנהלים עסק של אדם אחד (כמוני) החלוקה האופטימלית עליה למדתי מדוקטור בועז נחמד (שהוא באמת נחמד) היא 50% מהזמן עבור הליבה של העסק, כלומר החלק המקצועי, 20% זמן שיווק ושימור לקוחות, 20% אדמיניסטרציה והשאר, 10% עבור שונות.
• שיחות טלפון: אני מאוד! אוהבת להפגש עם אנשים, לקוחות וספקים, אבל לפעמים אנחנו נוטים לבזבז המון זמן בפגישות ארוכות שזוללות זמן עבודה יקר, עבור נושאים שאפשר לסכם בשיחת טלפון של חמש דקות. החליטו על מינון נכון ועל שילוב אפקטיבי של פגישות ושיחות טלפון.

הפרידו בין עולמות:

מכירים (או בעיקר מכירות, סליחה פמניסטיות) את זה שאתן עובדות על קובץ, שולחות מייל או עובדות על הצעת מחיר ופתאום יש לכן חשק עז לבדוק מה קורה עם הכביסה? עם הכלים בכיור או בוואטסאפ הכיתתי? אז לי זה קורה המון. למי שעובד מהבית המעבר בין החיים המקצועיים למשפחתיים אישיים אפילו לא קיים! אין מעבר והרוב מתערבב ליום אחד ארוך ומלא במשימות שמתנגשות אחת בשנייה. החודש הזה למדתי להפריד! את הבישולים אני מתחילה מוקדם בבוקר או בערב, בשמונה בבוקר אני לבושה ומוכנה לעבודה, גם כשאני עובדת מהבית. הסירים בכיור יחכו כשאחזור מהעבודה. ההבנה הזאת שבשעה מסויימת אני מסיימת לעבוד "וחוזרת הביתה" גורמת לי לעבוד בצורה הרבה יותר יעילה, מהירה ואפקטיבית. אפשר להגיד שהחודש מצאתי לעצמי מנטרה חדשה: עשי את זה בלילה קודם! במקום לדחות אני מקדימה. בינתיים זה עובד מצוין. 

ארגנו את שולחן העבודה:

מרחב עבודה עמוס = מוח מטושטש. ארגנו מחדש את השולחן הפיזי וגם הדסק במחשב. גם המשימות שעל הדרך חייבות להיות מאורגנות כדי ליצור סדר בעין, במוח ובמטלות. לדוגמא: בתחילת כל חודש מכינה מעטפה גדולה שתכיל את כל המסמכים לרואה חשבון, קבלות, חשבוניות, פנקסים וקישקושים. חסל קבלות מעוכות בתיק, חשבוניות מלוכלכות במושב האחורי של הרכב ופנקס תשלומים בקייס של המחשב. הכל מסודר ומרוכז במעטפה אחת לאורך כל החודש וגם חוסך זמן לפני המסירה לרואה חשבון. פשוט וקל! על שולחן העבודה במחשב סידרתי את כל המסמכים, הצעות מחיר, הזמנות עבודה וגם קבצים של תמונות בתיקיות מפורטות. כל הקבצים משוייכים מיידית, ממש ברגע שנפתחו, לתיקייה היעודית. כך אני לא מבזבזת זמן בחיפוש אחרי הצעת מחיר מהשנה שעברה ואני יודעת בדיוק את הנתיב עד אליה. הכנתי קבצי טמפלט להצעות מחיר למוצרים ושירותים שונים, כך גם לגבי הזמנות עבודה. כאשר אני צריכה להכין הצעות והזמנות ללקוחות הקובץ כולל כל הכוכביות הקטנות כבר מוכן, נשאר לי רק למלא את הפרטים שמשתנים ולשלוח. פשוט!

השתמשו בטכנולוגיה:

מסתבר שהעוזר מנכ"ל החדש שלי הוא אייפון 7 עם מסך שבור. הסלולרי שלי התגלה כמזכירה יעילה במיוחד והודות לאפליקציות שוות שמצאתי והורדתי, החיים הרבה יותר קלים (ומסודרים). המלצה מעולה ששמעתי עליה מחברה היא לפתוח קבוצת וואטסאפ עם עצמי ולנעוץ אותה ראשונה בשיחות. כך שכל דבר קטן שעולה לי לראש, שיחה שאני צריכה לחזור אליה, רעיון למוצר חדש, משפט שנותן לי השראה, הכל הכל ברשימה הזאת. פשוט ונוח ממש! בנוסף קיימות אפליקציות ניהול הוצאות, ניהול מסמכים וניהול זמן. ישנן אפליקציות גאוניות (הבטחתי לעצמי להוריד אחת בקרוב) שמראה סטטיסטקיות על הזמן שאנחנו מבלים (או מבזבזים) ברשתות החברתיות. נראה לי שכשאראה את המספרים מול העיניים, אמחק כמה אפליקציות מהנייד. (ביי פייסוש? ביי אינסטה?).

השתחררו מהמוטליטסקיות:

השאירו את הריבוי משימות יחד לתחומים אחרים. אם אתם רוצים לעבוד בצורה מסודרת, התמקדו רק במשימה אחת ולא בכמה משימות בו זמנית. מחקר שנערך באוני' קליפורניה הראה שלוקח בממוצע 23 דקות כדי לחזור למשימה לאחר שיצאת מריכוז ומהביצוע שלה. לכן, כאשר אתם מתחילים לשלים משימה, הקפידו לשחרר את עצמכם מכל הסחת דעת, אין מדיה חברתית, אין מיילים ואין אינטרנט עד אשר המשימה הושלמה או נגמר הזמן שהקצבתם לעצמכם לטפל בה. אפשר להשתמש בטיימר, להתחיל בשעת עבודה אחת של עבודה רצופה. בהמשך לסעיף הקודם, ישנן אפליקציות גאוניות (הבטחתי לעצמי להוריד אחת בקרוב) שמראה סטטיסטקיות על הזמן שאנחנו מבלים (או מבזבזים) ברשתות החברתיות. נראה לי שכשאראה את המספרים מול העיניים, אמחק כמה אפליקציות מהנייד. (ביי פייסוש? ביי אינסטה?).

יש לכם דרכים נוספות שכדאי לי לאמץ ולעבד בצורה מסודרת יותר? כתבו לי כאן בתגובות. החודש אני רוצה להתמקד בדרכים חדשות בהן אני יכולה להגיע ללקוחות חדשים. אשמח לעצות וטיפים כאן או במייל [email protected]

תודה רבה לדר' בועז נחמד, ליועצת השיווק רותה פפיאשווילי ולמנכ"לית חברת HULPFUL מירן בניתה על הטיפים המעולים שלכם, את חלקם אני כבר מיישמת!